Schoonmaak van je mail en website
Eindelijk is het lente. Lekker cliche: tijd om je huis op te frissen. Pak dat moment dan meteen om ook je e-mail en website aan te pakken. Dat geeft overzicht en kan zelfs besparing geven op je abonnementskosten. In dit artikel leggen we uit hoe je dat kunt doen. Het maakt daarbij niet uit of je onze webmail gebruikt of bijvoorbeeld Outlook: deze tips gaan altijd op!
Ongezien loopt je mailbox steeds sneller vol. Het is daarom goed om op gezette tijden je digitale postbus eens goed af te stoffen. Oude mails verwijderen of archiveren én de hoeveelheid mail die jou dagelijks bereikt, levert een aantal voordelen op:
Meer overzicht
Natuurlijk, met de zoekfunctie in je mailprogramma kun je alles vinden. Maar dat wil niet zeggen dat alle mail in je Postvak IN bewaren ook meteen de beste werkwijze is. Het kan prettig zijn om deze plek te beperken tot alle mail waar je in de komende week iets mee moet. Dan werkt het als een to-do lijst waaraan je acties kunt koppelen. De uitdaging is dan om je Postvak IN zo leeg mogelijk te houden.
Zie het als post die nog in een envelop zit. Het is duidelijk dat je daar nog iets mee moet, maar de hoeveelheid enveloppen bepaalt hoe groot de drempel kan zijn om ook daadwerkelijk te beginnen. Een grote stapel werk stel je al snel uit, terwijl een paar klusjes fijner zijn om weg te werken. Dat is bij je mailbox net zo. Daarom is het aan te raden om mappen aan te maken in je mailbox, waarin je mail die je wilt bewaren in kunt archiveren.
Op die manier kun je ook sneller bepalen of een bepaalde map wellicht in één keer verwijderd mag worden en bespaar je snel weer wat ruimte.
Beter voor het milieu
Je zou het wellicht niet zeggen, maar iedere mail die je bewaard doet een aanslag op het milieu. De feiten liegen er niet om: een e-mail van normaal formaat kost ongeveer 5 gram CO2 uitstoot. Een e-mail met bijlage kan zelfs oplopen tot 50 gram vervuiling. Hoe? Omdat tegenwoordig mail niet alleen op je computer staat, maar alles ook in de cloud (lees: op onze servers) opgeslagen is. Alle mail. En niet alleen de mail zelf, maar ook de backups daarvan: zodat als je perongeluk iets te rigoreus hebt opgeruimd, wij je mailbox kunnen herstellen.
Dat is natuurlijk reuze handig, maar kost allemaal fysieke ruimte, dataverkeer en stroom. En dat geeft een flinke voetafdruk. Het is bekend dat datacenters een van grote vervuilers zijn. Dan helpt het dat Xolution host vanuit een groen datacenter, maar iedere besparing is meegenomen. Het beste is dus om af en toe je mappen op te ruimen en weg te gooien wat je niet gebruikt. Of om mail lokaal op te slaan op je computer, zodat het niet ook op de server bewaard hoef te worden.
Beter voor je portemonnee
Tenslotte is een opgeruimde mailbox ook voordeliger qua abonnement. Maak je gebruik van IMAP? Dan staat alle mail die op je computer, laptop, tablet en/of mobiel staat, ook op onze servers. Alle apparaten downloaden van ieder mailtje een kopie van de server. Verstuur je een mail vanaf je telefoon, dan staat die ook op je computer in de map Verzonden. Erg handig natuurlijk. Maar als je veel mailt, kunnen deze mappen snel dichtslippen. Zeker als je grote bijlages verzendt. Voor je het weet is je mailbox vol. Natuurlijk kun je dan de schijfruimte uitbreiden en je abonnement upgraden.
In sommige gevallen is dat ook echt de beste optie, omdat het online bewaren van je mail natuurlijk zekerheid geeft: gebeurd er iets met je computer of mailprogramma, dan is in no-time je mailbox weer hersteld en hoef je je geen zorgen te maken over mail die kwijt geraakt kan zijn.
Maar bij sommige mail is zo’n backup niet nodig: denk bijvoorbeeld aan nieuwsbrieven. Door deze echt weg te gooien en op die manier ruimte vrij te maken, voorkom je dat een upgrade nodig is en spaar je weer een paar euro per maand uit.
Organiseren, verwijderen of lokaal opslaan
Er zijn veel tips op internet te vinden hoe je je mailbox kunt opruimen. Ze zijn onder te verdelen in de drie bovengenoemde categoriën. Onder organiseren verstaan we datgene dat helpt om meer overzicht te krijgen. Natuurlijk hoort weggooien of archiveren daar uiteindelijk ook bij. Maar opruimen is een kunst. Gelukkig zijn er handige tips en trucs voor te vinden, zoals de Challenge 'Je mailbox opgeruimd in 5 simpele stappen'.
Ga je mail verwijderen? Dan verdwijnt het van de server. Dat kan natuurlijk prima, maar soms wil je van bepaalde zaken nog een backup maken. In dat geval is er ook de optie om mail lokaal op te slaan op je computer. Dat kan overigens alleen als je gebruik maakt van een mailprogramma op je computer en niet als je webmail gebruikt. Hoe je mail lokaal moet opslaan hangt af van je mailprogramma. We kunnen ze onmogelijk allemaal hier behandelen. Maar we vonden wel deze website met veel voorbeelden en tips. Super handig, voor alle leeftijden ;)
Website
Nu we toch lekker aan het opruimen zijn, laten we meteen ook de website onder handen nemen. Wij focussen ons bij deze op WordPress, maar voor ieder ander CMS geldt natuurlijk hetzelfde, alleen zal de werkwijze anders zijn.
Mediabibliotheek opschonen
De snelste manier om veel schijfruimte vrij te maken is om de mediabibliotheek in WordPress eens flink op te schonen. Want net als bij e-mail geldt ook hierbij: alles wat niet in gebruik is kun je beter opruimen. Dat scheelt schijfruimte, dus CO2 én bespaard kosten omdat je binnen de limiet van je hostingpakket kunt blijven.
WordPress maakt meerdere kopieën aan van elk bestand dat wordt geupload. WordPress thema’s en plugins kunnen ook extra afbeeldingsformaten eisen. Handig als die nodig zijn, maar als het om afbeeldingen gaat die helemaal niet (meer) gebruikt worden op je website, neemt dat dus onnodig veel ruimte in.
Om niet gebruikte bestanden op te ruimen kun je natuurlijk de mediabibliotheek handmatig doorspitten en weggooien waarvan je weet dat deze niet meer in gebruik is op je website. Hier kun je een heel eind mee komen. Xolution adviseert echter om hier een plugin voor te gebruiken, zoals WordPress Media Cleaner. Deze tool scant je mediabibliotheek en kijkt welke bestanden niet meer op de website gebruikt worden maar nog wel in de mediabibliotheek staan. Deze kun je vervolgens allemaal of per selectie verwijderen.
Mocht je je afvragen waarom deze plugin niet standaard in alle installaties zit, dan zou ons antwoord zijn dat wij niet weten welke bestanden niet gebruikt worden maar jij misschien wel wilt bewaren of nog wilt gaan gebruiken. Daarom raden we je aan om deze schoonmaak zelf te doen.
Backups verwijderen
Maak je gebruik van een plugin die backups maakt van je website én deze in WordPress of op je hostingaccount opslaat? Dan kan het goed zijn om eens de bezem door de digitale backup-kast te halen of de instellingen aan te passen. Is het echt nodig om meerdere versies te bewaren? Wel als je graag een kopie wil van een oudere versie van de website. Maar maakt de tool bijvoorbeeld iedere week een backup, dan zou je kunnen overwegen om alleen de meest recente te bewaren. En mocht die optie er zijn, dan is het aan te raden om het backupschema aan te passen en automatisch oudere versies van backups weg te gooien. Je zou er dan voor kunnen kiezen om bijvoorbeeld 1 backup per maand te bewaren + de meest recente.
Backups naar een externe locatie sturen
Wil je wel graag zelf veel backups, bijvoorbeeld van je webshop? Dan zou ons advies zijn om de backups naar een externe locatie te laten maken, zoals naar Dropbox of Google Drive. Ruimte daar is goedkoper en efficienter: Xolution maakt namelijk ook backups van je website. Dat doen we vanuit WordPress zelf én tevens van je gehele hostingaccount (mail, database en bestanden). We bewaren een maand lang van iedere dag één backup én die van de eerste van de maand voor ongeveer een half jaar en dat doen we op 2 verschillende locaties. Maak jij dan zelf ook nog backups, dan worden die backups ook door ons weer gebackupped. En hoewel dat niet ten koste gaat van jouw schijfruimte, is het wel een (onnodige) aanslag op serverruimte en dus een belasting voor het milieu.
Mocht je twijfelen over wat voor jouw website de beste (backup)oplossing is, neem gerust contact op voor advies, we denken graag met je mee.
Lees nog meer artikelen op het blog
Excellente service die fair is voor jou en voor de aarde
Xolution doet het anders. Al ruim 20 jaar zijn wij een trots alternatief voor de grote, anonieme bedrijven in hosting en webdesign. Wij staan persoonlijk in voor onze dienstverlening en het succes van jouw website. Transparant in ons ondernemen, 100% duurzaam aangedreven hosting en met volwaardige aandacht voor privacy. Steun onze missie voor ethisch ondernemen, zonder compromissen te sluiten op kwaliteit, prestaties of service. Samen met jou maken we impact.